「“誰がどうみてもそうとしか受け取れない文書”術」に参加してきました
「CPI x CSS Nite x 優クリエイト「After Dark」(13)「誰がどうみてもそうとしか受け取れない文書」術(2014年8月21日開催)」に行ってきました。 参加理由は、仕事でのメールや指示書で作業内容が「伝わっていない」と感じる事があったので参加してきました。あと、githubのissueにきちんとやる事を整理して、後から見返るときに困らないようにしたい、という動機でした。
感想
意識しないと、文章術は向上しないです。 テキスト、特にメールや、指示書でコミュニケーション多く行う時代だからこそ、的確な文書を書けるようにしなくては!と思います。 LINE や、チャットなども、その場ならではの文章術が求められるに感じました。
参加時のメモ
以下のテキストは、参加時のメモです。
名村さん
- 94年頃からウェブの仕事
- 不動産関係のサイトに強い
- スライド公開しないです
ディレクターとは?
- オーケストラでいえば指揮者
- 大工の棟梁
ディレクターの最も重要な仕事
- ジャッジ(決定)をすること
- ジャッジをするために、知識や勉強が必要
- ジャッジを周りに「連絡」をしないといけない
- ほうれんそう(報・連・相)
- そのときに必要なのが「文章術」
「文書術」の原体験
- 「一行も意味が分からない」by 弊社CTO
- 一緒に打ち合わせに行ったのにわからない
- いまでも、言われるけれど、自分の文章がわからない、
- 伝わらない文章しか書けないと…
- 出来上がったものが意図と違う
- お客様が拡大解釈している
最重要キーワード
- 誰がどうみても、そうとしか受け取れない文章
- 理科系の作文技術
- 読んで実践できるようにする
ディレクターが書きがちな文章
制作依頼先への依頼内容
- backlog でやりとりしていた
- 文書で何を指名しているのが不明
- 自分はわかっている短縮語、省略語
- 微妙に間違っている名称
- ステージ -> ステージング
- 主語が不在だと意味が不明になる
- 何の話をしているのか知っているのは、自分だけ
- 空気読め、行間読めできるのは、「今」だけ
- コミュニケーションは相手ではなく、100%自分の発信方法に責任があると認識する
- お前の嫁じゃねーんだよ、と言われた
こうした文章を書くと...
- その文書が一人歩きしたときに「誤解」を招く
- 補足が必要になる
- 相手が聞き直してくる
- あとで見た人が「意味不明」
- あとで読んだ自分も「意味不明」
結果として
- 作り直しになる
- 時間が過ぎる
- スタッフの気持ちが離れる
- スタッフにイライラが募る
細かいですか?
- ウェブのことを「WEB」←大文字だと短縮語だと認識してしまう
- JavaScript のことを「javascript」or「java」
相手を信用できなくなる。
書くためのツールを用意する
- Evernote
- PowerPoint
- Backlog / RedMine, trac
- Word, Excel はほぼ使わない
- ドキュメントや、見積もりでは使う
- インデント、wiki 記法が使えるツール
- 共有コストが比較的低いツール
- 編集変更が同時に出来る
PowerPoint
- アウトラインモード
- マスターを作り込むと、必要な情報が必要な場所に入るようになっている
- マスターで体裁を整える
- 中身をちゃんと作る事に時間を使う。装飾は、あとで
- 矩形を作るだけのツールじゃない
Evernote
- アウトラインモードのような使い方が出来る
- リスト表示のショートカットがある
wiki記法
- 記法を単語登録しておく
- 記法を変換結果に出しておく
- 日本語モードだと、Shit + スペースで、半角スペースになる
- tracを社内で使っているが、お客様とはbacklogなので、bookmarkletで変換している
TextExpander
わかりやすい文章を書く上で気をつける事
- 意識するのは、見出し、段落、リスト
- まずは要件を書く。なぜそれを行うのか?作るのか?を共有
- 実際の要件
- はずしちゃいけないのはどこ?→要件
- なので、「なぜ」を
- このとき、第三者がいて「満たさなければならない真の要件」を書く
- 断定的な文章にする
出来るだけ短く
いったい誰に気を使うのか?
- 文章を冗長にダラダラ書かない
- 書いてしまったら、短くする
- 簡潔に、意味が分かる
- 主語、述語の順番
- 見出しとリストを極める
- 具体的な指示の場合には、必ず「一文字も間違えていない正しい名前」にする
- 変な略語を使わない
- ヘルプで入った人はわかるか?
- あとで見返したときにわかるか?
- 厳密にわかるか?
- 聞き返される可能性がないか?
- 指示を出す人への思いやりの欠如につながる
- 画面の事を言うならURLを出す
- どこだ?ということになる
実際にやってみる
まとめ
- 本文見なくても件名でわかる
- 背景、概要、事情を冒頭に記載する
- 背景は、あとで見たときにわかりやすい
- コンテキスト
- どのURLに、どの部分に、どういったものを具体的にする
- ボタンの名称
- どのURL
- 画面のどこ?
- 相手は、何も知らない、と思って信用しない
書籍
- 作者: 木下是雄
- 出版社/メーカー: 中央公論新社
- 発売日: 1981/01
- メディア: 新書
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