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めも帖

「めも帖」代わりにダラダラと書いていったり、めもしたりしているだけです。

「“誰がどうみてもそうとしか受け取れない文書”術」に参加してきました

CPI x CSS Nite x 優クリエイト「After Dark」(13)「誰がどうみてもそうとしか受け取れない文書」術(2014年8月21日開催)」に行ってきました。 参加理由は、仕事でのメールや指示書で作業内容が「伝わっていない」と感じる事があったので参加してきました。あと、githubのissueにきちんとやる事を整理して、後から見返るときに困らないようにしたい、という動機でした。

感想

意識しないと、文章術は向上しないです。 テキスト、特にメールや、指示書でコミュニケーション多く行う時代だからこそ、的確な文書を書けるようにしなくては!と思います。 LINE や、チャットなども、その場ならではの文章術が求められるに感じました。

参加時のメモ

以下のテキストは、参加時のメモです。

名村さん

  • 94年頃からウェブの仕事
  • 不動産関係のサイトに強い
  • スライド公開しないです

ディレクターとは?

  • オーケストラでいえば指揮者
  • 大工の棟梁

ディレクターの最も重要な仕事

  • ジャッジ(決定)をすること
    • ジャッジをするために、知識や勉強が必要
  • ジャッジを周りに「連絡」をしないといけない
    • ほうれんそう(報・連・相)
    • そのときに必要なのが「文章術」

「文書術」の原体験

  • 「一行も意味が分からない」by 弊社CTO
    • 一緒に打ち合わせに行ったのにわからない
    • いまでも、言われるけれど、自分の文章がわからない、
  • 伝わらない文章しか書けないと…
    • 出来上がったものが意図と違う
    • お客様が拡大解釈している

最重要キーワード

  • 誰がどうみても、そうとしか受け取れない文章
  • 理科系の作文技術
    • 読んで実践できるようにする

ディレクターが書きがちな文章

制作依頼先への依頼内容

  • backlog でやりとりしていた
  • 文書で何を指名しているのが不明
  • 自分はわかっている短縮語、省略語
  • 微妙に間違っている名称
    • ステージ -> ステージング
  • 主語が不在だと意味が不明になる
  • 何の話をしているのか知っているのは、自分だけ
  • 空気読め、行間読めできるのは、「今」だけ
  • コミュニケーションは相手ではなく、100%自分の発信方法に責任があると認識する
    • お前の嫁じゃねーんだよ、と言われた

こうした文章を書くと...

  • その文書が一人歩きしたときに「誤解」を招く
  • 補足が必要になる
  • 相手が聞き直してくる
  • あとで見た人が「意味不明」
  • あとで読んだ自分も「意味不明」

結果として

  • 作り直しになる
  • 時間が過ぎる
  • スタッフの気持ちが離れる
  • スタッフにイライラが募る

細かいですか?

  • ウェブのことを「WEB」←大文字だと短縮語だと認識してしまう
  • JavaScript のことを「javascript」or「java

相手を信用できなくなる。

書くためのツールを用意する

PowerPoint

  • アウトラインモード
    • マスターを作り込むと、必要な情報が必要な場所に入るようになっている
    • マスターで体裁を整える
    • 中身をちゃんと作る事に時間を使う。装飾は、あとで
    • 矩形を作るだけのツールじゃない

Evernote

  • アウトラインモードのような使い方が出来る
  • リスト表示のショートカットがある

wiki記法

  • 記法を単語登録しておく
  • 記法を変換結果に出しておく
  • 日本語モードだと、Shit + スペースで、半角スペースになる
  • tracを社内で使っているが、お客様とはbacklogなので、bookmarkletで変換している

TextExpander

  • 複数行の単語登録が出来る
  • Macのみ

わかりやすい文章を書く上で気をつける事

  • 意識するのは、見出し、段落、リスト
  • まずは要件を書く。なぜそれを行うのか?作るのか?を共有
    • 実際の要件
    • はずしちゃいけないのはどこ?→要件
    • なので、「なぜ」を
    • このとき、第三者がいて「満たさなければならない真の要件」を書く
  • 断定的な文章にする
  • 出来るだけ短く

  • いったい誰に気を使うのか?

  • 文章を冗長にダラダラ書かない
    • 書いてしまったら、短くする
    • 簡潔に、意味が分かる
    • 主語、述語の順番
  • 見出しとリストを極める
  • 具体的な指示の場合には、必ず「一文字も間違えていない正しい名前」にする
    • 変な略語を使わない
    • ヘルプで入った人はわかるか?
    • あとで見返したときにわかるか?
    • 厳密にわかるか?
    • 聞き返される可能性がないか?
    • 指示を出す人への思いやりの欠如につながる
  • 画面の事を言うならURLを出す
    • どこだ?ということになる

実際にやってみる

まとめ

  • 本文見なくても件名でわかる
  • 背景、概要、事情を冒頭に記載する
    • 背景は、あとで見たときにわかりやすい
    • コンテキスト
  • どのURLに、どの部分に、どういったものを具体的にする
    • ボタンの名称
    • どのURL
    • 画面のどこ?
  • 相手は、何も知らない、と思って信用しない

書籍

理科系の作文技術 (中公新書 (624))

理科系の作文技術 (中公新書 (624))